Суммированный учет рабочего времени

При составлении графиков работы на месяц ответственным лицом, к примеру, водителям автомобилей, которым установлен суммированный учет рабочего времени (учетный период - месяц), возникают ситуации, когда у одних работников за полностью отработанный месяц нет нормы рабочего времени, а у других - переработка. В табеле учета рабочего времени за полностью отработанный месяц отражено фактически отработанное время (например: норма за месяц - 164,42 часа, отработано по графику - 150 часов), разницу между нормой и фактом рабочего времени необходимо оплатить по среднему заработку. Также в процессе работы возникают ситуации, когда водителя просят заменить не вышедшего на смену другого водителя или водитель отправляется со смены домой из-за отсутствия бригады медицинских работников.

Для издания приказа об оплате недоработки кто должен подавать данные? Необходимо ли указывать причину, которая вызвала недоработку?

Прежде всего отметим, что введение суммированного учета рабочего времени не позволяет заложить в график переработку или недоработку по итогам учетного периода. В отношении переработок недопустимость их изначального включения в график объясняется тем, что сверхурочные работы не могут носить запланированный характер, поэтому и график с учетом таких работ изначально составляться не может (смотрите определение Верховного Суда РФ от 04.10.2016 N 301-КГ16-13302, постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.03.2014 N Ф07-10953/13, определение Иркутского областного суда от 13.11.2015 N 33-90/1, ответы Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ"). Невозможность же составления графика с недоработками подтверждается статьей 21 ТК РФ, в которой закреплено право работников на предоставление работы, обусловленной трудовым договором, и корреспондирующей этому праву обязанностью работодателя из ст. 22 ТК РФ. В рассматриваемой ситуации также необходимо учитывать, что работнику всегда (в том числе и при установлении суммированного учета) должен быть установлен определенный режим работы, то есть продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней. Режим рабочего времени в силу требования ст. 100 ТК РФ устанавливается в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в трудовом договоре (смотрите также абзац шестой части второй ст. 57, 189 ТК РФ).

Если меняется порядок чередования рабочих и нерабочих дней работников, речь идет не просто о другом графике сменности, а об изменении условий трудовых договоров с работниками о режиме рабочего времени.

До введения нового режима рабочего времени работодатель может заменить отсутствующего работника путем привлечения других работников (с их согласия) к сверхурочной работе или к работе в выходные дни. Привлечение работника в выходной день производится по правилам ст. 113 ТК РФ, и такая работа оплачивается в повышенном размере (ст. 153 ТК РФ). При выполнении работником работы в выходной день в график сменности изменения вноситься не должны. Такая работа должна отражаться в табеле учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ) как работа в выходной день.

Как вариант, для замены отсутствующего работника работодатель вправе заключить срочный трудовой договор (в том числе о работе на условиях внутреннего совместительства с одним или несколькими работниками). Такая работа выполняется в свободное от основной работы время (часть первая ст. 282 ТК РФ). В силу ст. 284 ТК РФ в дни, когда работник свободен от основной работы (например в выходные), он может работать по совместительству полный рабочий день (смену) при условии, что в течение учетного периода продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не будет превышать половины нормы рабочего времени за учетный период, установленной для соответствующей категории работников.

Аналогичные разъяснения содержат и консультации Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3, вопрос-ответ 4, вопрос-ответ 5 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Вместе с тем отметим, что конкретный порядок определения лиц, ответственных за составление графика работы, Трудовое законодательство не определяет. Работодатель вправе установить, в должностные обязанности какого работника будет входить составление и контроль соблюдения графика работы.

Как мы уже говорили, согласно части первой ст. 21 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) работник имеет право на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором, которому корреспондирует обязанность работодателя соответствующую работу предоставить (часть вторая ст. 22 ТК РФ). В то же время на практике зачастую возникают ситуации, при которых работодатель не может выполнить указанную обязанность. Для таких случаев законом предусмотрен особый порядок оплаты труда работников. Так, статья 157 ТК РФ устанавливает порядок оплаты времени простоя, под которым в соответствии с частью третьей ст. 72.2 ТК РФ понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Из содержания данной нормы, а равно из положений части четвертой ст. 157 ТК РФ, следует, что простой предполагает невозможность продолжения выполнения работником своей трудовой функции (определения Иркутского областного суда от 06.05.2013 N 33-3538/13, Ярославского областного суда от 23.01.2014 N 33-389/2014).

Из содержания ст. 157 ТК РФ следует, что размер оплаты времени простоя зависит от того, по чьей вине он возник: по вине работодателя, работника или по причинам, независящим от работодателя и работника. Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка работника. Трудовой Кодекс РФ не раскрывает понятия вины, равно как и не устанавливает каких-либо критериев, порядка для ее определения.

Учитывая, что оплата времени простоя призвана возместить работнику не полученный им в связи с простоем заработок, такая выплата должна быть произведена только за те дни, которые являются для работника рабочими по графику (дни, которые он мог отработать в случае отсутствия простоя) (определения Московского областного суда от 02.04.2018 N 33-10494/2018, Челябинского областного суда от 07.07.2014 N 11-7036/2014, Московского городского суда от 12.08.2011 N 33-23337/11). Таким образом, в рассматриваемом случае те дни, когда водитель не может исполнить свои обязанности в связи с отсутствием бригады медицинских работников, следует оформить как простой по вине работодателя.

В соответствии с частью четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Форму первичного учетного документа, используемого при выполнении этой обязанности, организации частного сектора должны определить самостоятельно, что следует из ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". При этом не запрещено разработать собственную форму на основе одной из унифицированных форм табеля учета рабочего времени, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, либо же установить, что для учета рабочего времени используется форма N Т-12 или форма N Т-13 без изменений. Для бюджетных учреждений работодатель как правило использует табель учета рабочего времени по форме 0504421, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н).

В соответствии с Методическими указаниями по применению Табеля учета использования рабочего времени (код формы 0504421 (далее - табель)) табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений.

При этом какие именно работники организации могут быть назначены ответственными за ведение табеля, предоставления сведений в бухгалтерию о недоработках или переработках работников ни ТК РФ, ни Приказ N 52н не определяет. Следовательно, такой вопрос должен решаться работодателем самостоятельно. Аналогичные разъяснения содержатся и в консультациях с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ" (смотрите, например, ответы на вопрос 1, вопрос 2).

Напомним, что сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ).

Согласно Приложению N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н основанием для начисления заработной платы, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых физическим лицам, служат: приказ (распоряжение) руководителя учреждения о приеме на работу, увольнении и перемещении сотрудников (студентов, учащихся), приказ о назначении пособий, договоры гражданско-правового характера, Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425), другие учетные документы по учету труда и его оплаты. Следовательно, для оплаты как недоработки рабочего времени в учетном периоде, так и оплаты сверхурочной работы, помимо табеля учета рабочего времени, в бухгалтерию должен быть представлен соответствующий приказ.

Таким образом, из сказанного выше следует, что принятие решения о распределении обязанностей между работниками, а именно в должностные обязанности какого работника будет входить проверка факта отсутствия работника на рабочем месте, составления графика работы и табеля учета рабочего времени, предоставления сведений о недоработке или переработке нормы рабочего времени, порядок оформления и предоставления сведений о вышеуказанных отклонениях от нормы рабочего времени находится в компетенции руководителя учреждения и должно находить свое отражение в трудовых договорах и (или) нормативных актах учреждения (например положениях об отделах, должностных инструкциях сотрудников).

К сожалению, каких-либо официальных разъяснений по рассматриваемому вопросу обнаружить не удалось.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Евсюкова Валентина