В 2023 году сотруднику была выплачена компенсация за пройденный медицинский осмотр (Дебет 73 Кредит 51).

Затраты отнесены на расходы (Дебет 20 - Кредит 73, Кредит 20 - Дебет 90.02).

В 2024 году было выявлено, что сотрудник медицинский осмотр не проходил, а "купил", согласно ответу медицинской организации. Проведено служебное расследование, сотрудник написал заявление на удержание из заработной платы суммы ущерба организации.

Какими проводками отразить данные действия в бухгалтерском учете:

Дебет 70 - Кредит 73, Дебет 73 - Кредит 91.01?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

С целью возмещения материального ущерба работник может добровольно внести сумму ущерба в кассу или на расчетный счет организации либо организация может удержать из заработной платы установленный ущерб, если такое удержание соответствует случаям, предусмотренным ТК РФ.

Порядок бухгалтерского учета отражен в обосновании позиции ниже.

Обоснование позиции:

Удержания из заработной платы работников могут производиться только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 137 ТК РФ). Подробнее об общих правилах удержаний смотрите Учет удержаний по исполнительным листам.

Статья 137 ТК РФ запрещает любые удержания из заработной платы работника, которые не предусмотрены Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. Поэтому мы полагаем, что заявление работника само по себе не позволяет производить удержание. Оно может являться основанием для удержаний только тогда, когда такой порядок установлен конкретной нормой федерального закона.

В тех же случаях, когда возможность удержания из заработной платы в пользу работодателя не предусмотрена ни одним законом, заявление работника с просьбой о таком удержании не должно влечь никаких последствий. В такой ситуации работник вправе погасить свою задолженность перед работодателем после получения на руки всех причитающихся ему сумм.

При этом ТК РФ устанавливает, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам).

Материальная ответственность наступает за ущерб, причиненный в результате виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. При этом каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба (ст. 233 ТК РФ).

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку, в ходе которой:

- установить размер причиненного ущерба. Согласно части первой ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества;

- установить причины возникновения ущерба. С этой целью необходимо получить от работника письменные объяснения (ст. 247 ТК РФ).

Работник может добровольно возместить причиненный ущерб полностью или частично. Трудовым законодательством предусмотрена возможность добровольного возмещения ущерба виновным работником с согласия работодателя. Ущерб может быть возмещен:

- с рассрочкой платежа;

- путем передачи равноценного имущества;

- исправлением поврежденного имущества.

Бухгалтерский учет

В общем случае для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей предназначен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (Инструкция по применению Плана счетов).

Счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц.

Таким образом, на дату вынесения руководителем организации распоряжения о взыскании ущерба, по нашему мнению, в бухгалтерском учете может быть сделана запись:

Дебет 73 Кредит 94

- сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

Дебет 70 Кредит 73

- денежные средства удержаны из зарплаты работника.

В случае если работник возмещает ущерб самостоятельно, в учете могут быть сделаны записи:

Дебет 50 (51) Кредит 73

- работник внес сумму возмещения ущерба в кассу (на расчетный счет).

При этом общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%.

В заключение отметим, что разъяснений по случаям, аналогичным рассматриваемому, нами не обнаружено, в связи с чем данный ответ выражает наше экспертное мнение и не препятствует руководствоваться нормами законодательства РФ в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном ответе.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Гнатюк Екатерина